في حال سألت أحد الأشخاص حول التعليق الصوتي ومجالات استخدامه، فربما يجيبك أحدهم أنه الصوت الذي يظهر في الإعلانات، وربما يقول لك الآخر بأنه الصوت الذي يظهر في المطارات، وربما يقول لك أحدهم أنه الصوت الذي يسمعه في أنظمة الرد الآلي، فعلى الرغم من عدم معرفة العديد من الأشخاص بأنه يتم استخدام تعليق صوتي لنظام الرد الآلي، إلا أن الجميع يعلم بأن ذلك الصوت الذي يسمعونه هو بالتأكيد صوت مسجل بشكل مسبق.
وقد اشتهرت الشركات التي تعتمد في عملها على نظام رد آلي تفاعلي لخدمة العملاء الخاصة بها من أجل تسهيل عملية توصيل العملاء بالشخص المناسب لما يريدون السؤال عنه.
وفي هذه المقالة تقدم لكم منصة قيمة فويس أهم المعلومات حول استخدام تعليق صوتي لنظام الرد الآلي، والطرق التي يمكن من خلالها الاستفادة من التعليق الصوتي في هذا المجال.
ما هو نظام الرد الآلي؟
قبل أن ندخل في موضوعنا حول التعليق الصوتي لنظام الرد الآلي، دعونا في البداية نقدم شرحاً مبسطاً حول ما هو نظام الرد الآلي.
نظام الرد الآلي الصوتي التفاعلي هو عبارة عن نظام هاتفي آلي يتفاعل مع المتصلين ويجمع المعلومات ويوجه المكالمات إلى المستلمين المناسبين، حيث يقبل نظام الرد الصوتي التفاعلي مجموعة من أوامر الإدخال الصوتي واختيارات لوحة المفاتيح ذات النغمات التي تعمل باللمس ويوفر الاستجابات المناسبة في شكل صوت وفاكس وإعادة الاتصال والبريد الإلكتروني وطرق اتصال أخرى.
يمكن أن تتكون أنظمة الرد الصوتي التفاعلي من معدات هاتفية وتطبيقات برمجية وقاعدة بيانات وبنية تحتية داعمة، حيث يمكن للشركات تشغيل هذه الخدمة عن طريق شراء البرامج والأجهزة المطلوبة، أو يمكنها اختيار استخدام خدمة استضافة مقابل رسوم شهرية محددة.
ويلعب التعليق الصوتي دور أساسي في أنظمة الرد الآلي، حيث تقوم الشركات بتوظيف معلق صوتي يقوم بتسجيل مقاطع صوتية تفاعلية ليتم دمجها في أنظمة الرد الآلي، حيث تتضمن هذه التعليقات مجموعة من الأوامر المتعلقة بالخدمات التي توفرها الشركة لعملائها من خلال أنظمة الرد الآلي، والتي تساعد العميل في الحصول على المساعدة التي يحتاجها من خلال اتباع الأوامر الصوتية التي يسمعها عند تحويله إلى نظام الرد الآلي.
كيف يعمل نظام الرد الآلي الصوتي
توفر خدمة الرد الصوتي الآلي استجابات صوتية مسجلة مسبقاً للأوامر المناسبة، بالإضافة إلى إمكانية الوصول إلى البيانات ذات الصلة، وربما القدرة على تسجيل الإدخال الصوتي لاستخدامه لاحقاً، ومن خلال استخدام تكامل المهاتفة الحاسوبية، يمكن لأنظمة الرد الصوتي التفاعلي تسليم مكالمة إلى شخص يمكنه عرض البيانات المتعلقة بالمتصل على الشاشة.
وتستخدم أنظمة الرد الالي أيضاً إشارات ثنائية النغمة متعددة التردد كخط اتصال بين الهاتف والكمبيوتر، بحيث يستخدم الكمبيوتر لوحة أو بطاقة هاتفية لفهم هذه الإشارات.
كما يتيح برنامج الرد الآلي للشركة أو المؤسسة استخدام التحيات المسجلة مسبقًا أو خيارات القائمة التي يمكن للعميل الوصول إليها من خلال لوحة مفاتيح الهاتف، وقد تتضمن أنظمة الرد الصوتي الآلي المتقدمة برنامج التعرف على الكلام لتمكين العميل من الاتصال بجهاز كمبيوتر.
مميزات استخدام تعليق صوتي لنظام الرد الآلي
يقدم التعليق الصوتي لأنظمة الرد الالي العديد من المميزات التنافسية للشركات والتي تعزز من جهود الشركات في أتمتة نشاطاتها، وإليكم مجموعة من النقاط التي توضح مميزات استخدام تعليق صوتي لنظام الرد الالي:
1- توجيه المكالمات الفعال
بعد الحصول على المعلومات ذات الصلة من متصل معين، تقوم أنظمة الرد الالي بتوجيه المكالمات إلى وكيل مركز الاتصال المناسب، مما يقلل أوقات الانتظار ويزيد من فاعلية الاتصال بخدمة العملاء.
2- انخفاض تكاليف التشغيل
أنظمة الرد الصوتي التفاعلي فعالة من حيث التكلفة بشكل لا يصدق، فهي لا تقلل من حجم المكالمات الكبيرة لممثلي خدمة العملاء فحسب، بل يمكنها أيضاً توسيع نطاق الوصول إلى المعلومات خلال ساعات الذروة من اليوم، مثل الليالي وعطلات نهاية الأسبوع والعطلات.
3- تقليل الأخطاء
عندما يتم استخدام أنظمة الرد الصوتي الآلي بشكل فعال، فعندها يمكن لأنظمة الرد الصوتي التفاعلي تقليل الأخطاء في عملية خدمة العملاء لأنها لا تعتمد على ممثل خدمة العملاء البشري لتدوين الملاحظات وتوجيه المكالمات الواردة بشكل مناسب.
4- زيادة الأمان
تتضمن بعض أنظمة الرد الآلي تقنية التعرف على الصوت للتحقق من هوية الفرد، مما يضيف طبقة إضافية من الأمان، حيث يمكن أن يكون هذا مفيداً للمعلومات الشخصية شديدة الحساسية، مثل الضمان الاجتماعي وأرقام الهواتف والتحقق من معلومات حساب التوفير وبعض كلمات المرور الخاصة بحسابات العملاء.
استخدامات أنظمة الرد الصوتي الآلي
يتم استخدام التعليق الصوتي لأنظمة الرد الالي في مجموعة متنوعة من الصناعات، حيث تمنح هذه الخدمة تواصلاً أفضل للشركات مع عملائها، وإليكم مجموعة من استخدامات أنظمة الرد الصوتي الآلي:
1- الرعاية الصحية
لتقنية الرد الصوتي التفاعلي عدداً من الاستخدامات العملية في مجال الرعاية الصحية، مثل استبيانات ما قبل العلاج، واستطلاعات رضا المرضى، وجدولة المختبر والمواعيد، ومتابعة ما بعد الخروج، ونتائج المختبر، ومراقبة المريض.
2- التعليم
يمكن للمؤسسات التعليمية استخدام أنظمة الرد الصوتي التفاعلي لمساعدة أولياء الأمور في استعادة تحديث الحالة عن أداء أطفالهم وحضورهم في المدرسة، حيث يمكن للوالدين التسجيل في النظام ثم إدخال اسم مستخدم وكلمة مرور للوصول إلى المعلومات الأساسية في المكالمات المستقبلية.
3- خدمة العملاء
تنتشر مراكز اتصال خدمة العملاء في العديد من الصناعات، حيث تم إعداد هذه المراكز للتعامل مع عدد كبير من المكالمات الواردة باستخدام القوائم الآلية والمسجلة مسبقاً للتعامل مع استفسارات العملاء وشكاواهم.
4- المعاملات المالية
يمكن أيضاً الاستفادة من نظام الرد الصوتي التفاعلي لمجموعة متنوعة من المهام في الأعمال المصرفية والمالية، حيث يمكنهم توفير معلومات الحساب، مثل أرصدة الحسابات وحالات طلبات القروض، بالإضافة إلى تمكين التغييرات في المحافظ الاستثمارية.
كيف يمكن الحصول على تعليق صوتي لنظام الرد الآلي؟
في حال كنت من المهتمين في الحصول على خدمة تعليق صوتي لنظام الرد الآلي لشركتك، فإن منصة قيمة فويس تقدم لك اليوم أفضل الخدمات الصوتية وبأفضل الأسعار.
تعتبر منصة قيمة فويس من أفضل المنصات المتخصصة والرائدة في مجال التعليق الصوتي في الوطن العربي، حيث توفر قائمة منوعة من المعلقين الصوتيين المحترفين في مختلف مجالات التعليق الصوتي، والذين يعتبرون من أفضل المواهب في العالم العربي.
حيث تتيح المنصة فرصة الاستماع إلى المواهب الصوتية من خلال زيارة موقع المنصة الإلكتروني، وحجز الصوت الذي يتناسب مع متطلبات العمل، مع نخبة من المعلقين المتخصصين في مجال التعليق الصوتي لأنظمة الرد الالي والذي سيسهل عليك عملية التواصل وتقديم الخدمات لعملائك.
كل ما عليك القيام به هو الدخول إلى موقع المنصة وحجز الصوت ورفع النص الذي تريد تسجيله مع الملاحظات الخاصة بك ومن ثم إتمام عملية الدفع للبدء بتنفيذ مشروع التعليق الصوتي.
ختاماً، تعتبر أنظمة الرد الصوتي الآلي أحد أفضل الخدمات التي ستساعدك في تحسين عملية التواصل مع عملائك وتقديم الدعم والمساعدة التي يريدونها خلال وقت قياسي، لذا في حال كنت تريد توفير أفضل تجربة لعملائك، ابدأ الآن بإعداد نظام الرد الآلي الخاص بك من خلال توظيف معلق صوتي احترافي ليسجل المقاطع الصوتية التفاعلية التي تريد أن تقوم بإضافتها لنظام الرد الآلي الخاص بك.
